宅建業免許の変更手続では、書類よりも手続の順番を間違えやすい点に注意が必要です。登記が必要な変更なら法務局での変更登記が先、専任宅建士の交代なら宅建士本人の変更登録が先というように、変更届の前に済ませる手続があります。
期限は変更日から30日以内で、登記の完了日からではありません。また、都外への移転や事務所設置は免許換えに当たり、商号・代表者・主たる事務所の変更では免許証の書換えも伴います。
以下では、対象となる変更と必要書類、期限を過ぎたときの扱い、免許換えとの違いを順に説明します。
宅建業免許の変更届が必要な事項
変更届の対象になるのは、会社で起きたあらゆる変更ではありません。宅建業者名簿に載っている事項が変わったときに、変更届を提出します。
主な届出事項は次のとおりです。
| 変更した事項 | 主な内容 |
|---|---|
| 商号または名称 | 株式会社名、屋号などの変更 |
| 代表者 | 代表取締役の交代 |
| 役員 | 取締役、監査役、執行役などの就任・退任 |
| 政令使用人 | 支店長や営業所長などの交代 |
| 事務所 | 設置、廃止、移転、名称変更 |
| 専任宅建士 | 就任、退任、交代 |
| 氏名 | 代表者、役員、政令使用人、専任宅建士の姓などの変更 |
複数の変更が同時に生じたときは、1通の変更届出書にまとめて記載できます。ただし、添付書類まで1通にまとまるわけではありません。商号変更と役員変更を1通で出す場合でも、書類はそれぞれの分をそろえます。
商号・代表者・役員を変更したとき
商号を変えた場合は、履歴事項全部証明書を添えて届け出ます。現在事項全部証明書では変更前の商号や変更年月日が読み取れないため、東京都では受け付けられません。
代表取締役の交代では、前代表者の退任と新代表者の就任をあわせて届け出ます。前代表者が取締役として会社に残るなら、「代表取締役から取締役へ」という役職の変化が分かる書き方にします。
新しく取締役や監査役が就任するときは、書類が多めです。履歴事項全部証明書に加えて、就任者について身分証明書、登記されていないことの証明書、略歴書、代表者等の連絡先に関する調書を用意し、法人の代表者が作成する誓約書とあわせて提出します。退任だけであれば、こうした就任者向けの証明書は不要です。
就任日や退任日を履歴事項全部証明書だけで追えないときは、閉鎖事項全部証明書もあわせて提出します。有限会社から株式会社への変更や、持分会社から株式会社への組織変更でも、閉鎖事項全部証明書を求められることがあります。
事務所を移転・設置・廃止したとき
事務所を移したときは、所在地の変更届を出します。対象は別の建物へ移る場合だけではありません。同じビル内で階や部屋を変えた場合、同じフロアで増床・減床した場合も、移転に準じた届出が必要です。
事務所移転では、一般に次の書類を使用します。
- 変更届出書
- 履歴事項全部証明書
- 事務所を使用する権原に関する書面
- 最寄り駅から事務所までの案内図
- 事務所の写真
- 平面図または間取図
官公庁発行の証明書は、受付日から3か月以内のものに限られます。写真も3か月以内に撮影し、建物の外観、入口、事務所内部、業者票など、撮る箇所も東京都の写真台紙で決まっています。
注意したいのは、移転先が宅建業の事務所要件を満たしていないと、変更届自体を受け付けてもらえない点です。他社との同居、自宅の一室、レンタルオフィスを使うなら、契約前に区画の独立性や出入口を見ておきます。契約を済ませてから問題が分かった場合、選択肢は限られます。
従たる事務所を廃止した場合も、変更日から30日以内に届け出ます。営業保証金を自社で供託している場合は、変更届とは別に、廃止した事務所分の営業保証金を取り戻す手続があります。保証協会の会員は、東京都への届出後に所属する協会へ連絡して手続を進めます。
従たる事務所を新しく設置するとき
支店や営業所の新設は、ほかの変更とは進め方が違います。最初は都庁の窓口での仮受付です。変更届出書を持参し、事務所の形態や専任宅建士の配置について審査を受けます。
仮受付の後は、追加する事務所について保証金の手続へ進みます。自社で営業保証金を供託している場合は追加分の供託、保証協会に加入している場合は、追加事務所分の弁済業務保証金分担金の納付です。その証明書類を添えて本受付となり、手続が完了して初めて支店で営業を始められます。
従たる事務所の設置は、郵送では届け出られません。供託や協会の手続を先走らせず、東京都の事前審査から着手します。
なお、都外に支店を置くと事務所が2以上の都道府県にまたがるため、変更届では対応できません。国土交通大臣免許への免許換えになります。
政令使用人を変更したとき
政令使用人とは、代表者が常勤しない支店や営業所などで、契約締結を含む宅建業務の権限を継続的に持つ責任者のことです。支店長や営業所長が典型ですが、肩書きだけで決まるわけではありません。
新任の政令使用人については、変更届出書のほか、身分証明書、登記されていないことの証明書、略歴書、代表者等の連絡先に関する調書を用意し、法人の誓約書を添えます。同じ法人ですでに役員や政令使用人として届出済みの人が就任・兼任する場合は、一部の証明書を省略できることがあります。
専任宅建士の変更は会社と本人の手続が分かれる
専任宅建士が退職したり、別の宅建士に交代したりした場合、宅建業者が出すのは変更届です。ただし、それだけでは新任者本人の資格登録簿は書き換わりません。
本人の登録簿に前の勤務先が残っているなら、手順は「宅地建物取引士資格登録簿変更登録申請書」の提出からです。氏名、住所、本籍にも変更があれば、あわせて変更登録します。登録簿が古いままだと、専任宅建士の変更届を受け付けてもらえないことがあります。
専任宅建士を交代するときの順番
専任宅建士を交代する場合は、次の順で進めます。
- 退任者の退職日と新任者の就任日を決める
- 新任者が専任宅建士の要件を満たすかを確かめる
- 宅建士本人の勤務先変更などを資格登録簿へ届け出る
- 専任宅建士設置証明書や顔写真などをそろえる
- 宅建業者として変更届を提出する
提出書類は、専任の宅地建物取引士設置証明書、略歴書、縦4センチ・横3センチの顔写真などです。写真は6か月以内に撮影したものを使い、宅建士証の有効期限も記載します。2024年5月25日以降、専任宅建士については、身分証明書と登記されていないことの証明書が不要になりました。
もう一つ、期限の読み違いに気をつけたい点があります。専任宅建士が退職して法定人数を下回った場合、猶予は30日ではなく2週間です。2週間以内に後任を配置するなどして人数を満たさなければなりません。変更届の期限が30日だからといって、欠員のまま30日間営業を続けられるわけではありません。
変更届は変更日から30日以内に提出する
届出の期限は変更日から30日以内で、変更届そのものに手数料はかかりません。
起算日は、登記が完了した日ではありません。変更日とは、株主総会議事録や取締役会議事録などで定めた就任日、退任日、移転日を指します。たとえば6月1日付で代表取締役が交代し、登記が6月10日に完了したケースなら、変更日は6月1日です。
登記を伴う変更では、法務局の処理日数も計算に入れておきます。登記完了を待ってから書類集めを始めると、履歴事項全部証明書や身分証明書の取得だけで日数を使い、気づけば期限が目前ということになりかねません。
30日を過ぎても届出は必要
期限を過ぎたら届出が不要になる、ということはありません。未提出に気づいた時点で書類をそろえ、手続を進めます。
ただし、提出方法は限られます。東京都では、30日を過ぎた変更届は電子申請と郵送の対象外です。提出先は都庁の窓口だけになります。なお、郵送は発送日ではなく到達日が受付日となるため、期限が迫っているときほど日程に余裕を見ておきます。
放置した変更届は、後で更新の場面に響きます。未提出分が残っていると更新申請をそのまま受け付けてもらえないことがあり、数年前の役員変更が見つかれば、当時の証明書や変更日をたどる作業からやり直しです。
変更内容ごとに必要書類が異なる
変更届出書はどの変更にも共通ですが、添付書類は一律ではありません。法人の変更でよく使う書類を挙げます。
| 書類 | 主に必要となる変更 |
|---|---|
| 履歴事項全部証明書 | 商号、代表者、役員、登記された事務所所在地 |
| 身分証明書・登記されていないことの証明書 | 代表者・役員・政令使用人の新規就任 |
| 略歴書 | 代表者・役員・政令使用人・専任宅建士の就任など |
| 誓約書 | 代表者・役員・政令使用人の就任など |
| 代表者等の連絡先に関する調書 | 代表者・役員・政令使用人の変更 |
| 専任宅建士設置証明書 | 専任宅建士の就任・退任、事務所の設置 |
| 事務所の写真・平面図・使用権原の書面 | 事務所の移転・設置 |
| 戸籍謄本・抄本 | 氏名変更 |
この表はあくまで一般的な組合せです。代表者が役員を兼ねる場合や、同じ会社で届出済みの人が別の役職へ移る場合、一部の書類は省略できます。反対に、事務所の使用状況や役員の経歴によっては、表にない資料を追加で求められることもあります。
商号・代表者・主たる事務所の変更では免許証も書き換える
宅建業免許証に載っているのは、商号または名称、代表者氏名、主たる事務所の所在地の3つです。このいずれかを変えたときは、変更届に加えて「宅地建物取引業者免許証書換え交付申請書」を提出します。
書換え申請では、現在の免許証の原本を返納します。紛失していて返納できないなら、単なる書換えでは済まず、再交付に関する書類も必要です。
提出方法にも注意があります。免許証の書換えと変更届を別々の方法で出すと処理が行き違うため、電子申請なら双方を電子で、紙なら双方とも紙で統一します。
業者票や社内書類も変更する
届出が済んだら、事務所に掲示している宅地建物取引業者票も、新しい内容に改めます。商号、代表者、事務所の代表者、専任宅建士の人数、宅建業に従事する者の数などが古いままになっていないかを見ておきます。従業者名簿などの社内書類にも、変更後の内容を反映させてください。2025年4月1日から業者票の様式が変わり、事務所の代表者氏名や専任宅建士の人数を表示する形式になっています。
保証協会の会員であれば、東京都への変更届だけでは済みません。所属する保証協会や宅建協会へも届け出ます。必要書類や提出期限は協会によって異なるため、都の手続と並行して進めます。
都外への移転や支店設置は免許換えになる
東京都知事免許は、都内だけに宅建業の事務所を置く事業者が受ける免許です。都内での移転なら変更届で足りますが、事務所の所在が都をまたぐと、申請先となる免許権者が変わります。
| 変更後の事務所 | 必要となる手続 |
|---|---|
| 東京都内だけに事務所がある | 東京都知事免許の変更届 |
| 主たる事務所を東京都から他県へ移し、都内の事務所を廃止する | 移転先の知事免許への免許換え |
| 東京都内の事務所を残して他県に事務所を設ける | 国土交通大臣免許への免許換え |
| 他県の事務所を廃止し、東京都内だけになる | 東京都知事免許への免許換え |
免許の区分は、事務所が一つの都道府県内にあるか、複数の都道府県にまたがるかで決まります。免許換えは、いまの免許の変更ではなく、新しい免許権者への免許申請です。免許番号も引き継がれません。移転の登記と変更届を出すだけでは足りないため、移転先を契約する前に、どちらの手続に当たるかを見極めておきます。
変更届は原則として窓口・郵送・電子申請で提出できる
東京都知事免許の変更届は、都庁の窓口への持参、郵送、eMLITによる電子申請の3通りで提出できます。
紙で提出する場合は、正本1部と副本1部を用意します。副本は控えとして受付後に返却されるため、その後の更新申請や追加の変更届に備えて保管しておきます。
電子申請には、GビズIDプライムまたはメンバーアカウントが要ります。新規取得には2週間ほどかかることがあり、期限が迫ってからの準備には向きません。形式審査や補正のやり取りに時間を取られることもあります。
次の場合は、電子申請や郵送ではなく窓口で提出します。
- 変更日から30日を過ぎている
- 従たる事務所を新しく設置する
- 補正内容などから東京都より窓口提出を案内された
よくある質問
- 30日を過ぎた変更届も受け付けてもらえますか？
-
受け付けてもらえます。ただし電子申請や郵送は利用できず、書類をそろえて都庁の窓口へ持参します。期限を過ぎたまま更新時期まで放置せず、未提出に気づいた段階で手続を進めてください。
- 役員が退任しただけでも変更届が必要ですか？
-
必要です。新しい役員が就任せず、既存の役員が1人退任しただけでも、名簿に載っている内容が変わるため届出の対象になります。退任のみであれば、新任役員向けの身分証明書などは要りません。
- 代表取締役が取締役として会社に残る場合はどうしますか？
-
代表者の退任と、取締役として引き続き在任する内容をあわせて届け出ます。単純な退任として記載すると、会社から完全に退いたように見えてしまいます。変更後の役職が分かる書き方にしてください。
- 専任宅建士が退職した後、30日以内に後任を決めればよいですか？
-
30日待つことはできません。専任宅建士の人数が不足した場合は、2週間以内に後任者の配置などを行い、法定人数を満たす必要があります。そのうえで、変更日から30日以内に変更届を提出します。
- 専任宅建士本人の変更登録も会社が行えますか？
-
代理人として手続することはできます。ただし、宅建業者が提出する変更届とは別の手続であり、代理人が窓口へ提出する場合は、宅建士本人からの委任状などが必要です。会社の変更届を出しても、本人の登録簿は自動的に書き換わりません。
まとめ
宅建業免許を取得した後に商号、代表者、役員、事務所、政令使用人、専任宅建士を変更したときは、法人登記とは別に変更届を提出します。期限は変更日から30日以内です。
事務所の移転では写真や平面図、専任宅建士の交代では本人の資格登録簿変更というように、変更内容ごとに準備する書類と順番が変わります。商号、代表者、主たる事務所を変更した場合は、免許証の書換えもあわせて行います。
主たる事務所を都外へ移す場合や、他県に事務所を設ける場合は、変更届ではなく免許換えに当たります。移転先を契約した後で手続の区分が違うと分かる事態を避けるため、事務所の場所と変更日を決めた段階で、必要な手続を押さえておくと進めやすくなります。
当事務所では、東京都知事の宅建業免許について、役員・商号・事務所・専任宅建士などの変更届、免許証の書換え、更新申請まで対応しています。宅建業免許のご相談・お見積もりは無料です。
