個人からの持ち込みやフリマアプリで中古品を仕入れると、相手から領収書をもらえない取引が出てきます。領収書が出ないときは、出品画面や決済の記録、相手が署名した買取明細書を残してください。これらがそろえば、誰から何をいくらで買ったかを後から示せます。
本人確認と古物台帳への記録が必要な取引では、領収書がなくてもその義務は変わりません。消費税の古物商等特例も、領収書がないという理由だけで使える制度ではありません。
この記事では、領収書・古物台帳・会計帳簿の違いと代わりに残す資料、保存期間の違いを解説します。
領収書と古物台帳・会計帳簿の違い
領収書は代金を受け取った事実を示し、古物台帳は相手と品物を記録し、会計帳簿は仕入れの金額を記帳するものです。役目がそれぞれ違うため、取引ごとに組み合わせて残しましょう。
| 資料・記録 | 示せること | それだけでは示せないこと |
|---|---|---|
| 領収書 | 相手が代金を受け取ったこと | 本人確認の方法、製造番号など品物を特定する情報 |
| 振込・決済の記録 | 支払日、支払った金額、送金先 | 品物の中身、相手の住所や年齢 |
| 取引画面・メッセージ | 品物の中身、取引金額、やり取りの経緯 | アカウント名しかないときの相手の本名や住所 |
| 古物台帳 | 取引日、品物の特徴、相手の本人確認の記録 | 代金の支払いが済んだこと |
| 会計帳簿 | 経費・仕入高の記帳、税務申告のもとになる数字 | 古物営業法の本人確認をしたこと |
「中古カメラ代3万円」と書かれた領収書があっても、古物台帳の代わりにはなりません。相手の住所・氏名・職業・年齢や、本人確認の方法が書かれていないためです。
振込明細などの支払いの記録がなければ、古物台帳に取引を書いていても会計や税務の資料が足りなくなることがあります。必要な項目がそろっていれば、1枚の買取伝票や1つのシステムで複数の役目を兼ねることもできます。
領収書がもらえないときに残す資料
領収書が出ない取引では、品物の中身と支払いを後から示せる資料を、仕入れた直後に保存してください。出品画面は削除されることがあり、取引メッセージも一定の期間が過ぎると開けなくなります。
仕入れ方法別に残す資料
領収書がない場合は、取引内容と支払いを確認できる資料を組み合わせて保存します。
フリマアプリ・ネットオークション
- 出品画面 品名・型番・状態・価格
- 注文・取引画面 取引番号・日時・相手の情報
- 決済明細 支払金額・支払日・決済方法
- メッセージ履歴 発送連絡・取引条件など
個人からの持ち込み・現金買取
- 買取明細書 品名・数量・金額・取引日
- 代金受領の署名・押印 相手が代金を受け取った記録
- 出金伝票・支払メモ 支払日・金額・支払方法
- 現金出納帳 現金の支出と残高の記録
資料は取引番号などでひも付けて保存します。法令上必要な取引では、これらとは別に本人確認を行い、古物台帳に必要事項を記録してください。
ネットで仕入れたとき
フリマアプリやオークションで仕入れたときは、次の資料を同じ取引番号でひも付けて保存します。
- 品名、型番、数量、品物の状態が分かる出品画面
- 取引番号、注文日時、相手のアカウント情報が出ている注文画面
- 商品代金、送料、決済手数料の内訳が分かる明細画面
- 銀行の振込明細、クレジットカードの利用明細、オンライン決済の受領データ
- 発送の連絡や取引条件についてのメッセージ履歴
- 本人確認の記録と、選んだ本人確認の方法で保存が必要になる資料
メールやウェブサイトで受け取った領収書や取引明細は、電子帳簿保存法の電子取引にあたります。これらは電子データのまま保存してください。保存や検索のやり方の要件は、使っている会計ソフトの案内も読んでください。
店頭や出張で現金を払うとき
店頭買取や出張買取で現金を渡すと、銀行振込のような第三者の送金記録は残りません。相手が領収書を出さないときに備えて、受領の署名欄が付いた買取明細書を自店で用意しておきましょう。
明細書には品名・数量・査定金額・取引日を書き、代金を渡すときに相手から受領の署名か押印をもらいます。自店で書き込んだ控えだけで済ませず、相手が中身を読んで署名した原本を保管してください。受領の署名は代金を渡したことを示すもので、本人確認の代わりにはなりません。
支払メモを自分で作るとき
取引の経緯は、自店で作る出金伝票や支払メモでも残せます。書く項目は次の7つです。
| 項目 | 書く内容 |
|---|---|
| 取引日・支払日 | 契約が成立した日と、実際に代金を払った日 |
| 取引相手 | 分かっている相手の氏名（アカウント名しか分からないときは、そのことを書く） |
| 取引商品 | 品名、メーカー、型番、数量、自店の商品管理番号 |
| 支払金額 | 商品代金、送料、振込手数料などの内訳 |
| 支払方法 | 現金、銀行振込、クレジットカード決済など |
| 領収書がない理由 | 領収書を頼んだ日、出なかった理由、相手の返答 |
| 関連資料の保存先 | 保存した取引画面のファイル名、振込の受領証の管理番号 |
支払メモは、銀行の出金記録や取引画面のデータと必ずセットで保管します。自店で作ったメモだけでは、相手が代金を受け取ったことまでは示せません。
領収書がなくても本人確認は省けない
品目や金額が本人確認の対象にあたるなら、領収書が出ない取引でも相手の本人確認は省けません。本人確認と取引の記録が必要になるのは、原則として1万円以上（消費税を含まない額）の買取です。
次の品物は、1万円未満でも対象になります。
- バイク・原付（部品を含む）
- ゲームソフト、CD・DVD、書籍
- 電線、エアコンの室外機、電気温水機器のヒートポンプ、金属製グレーチング
たとえば、フリマアプリの匿名配送で仕入れると、出品者のアカウント名しか分からないことがあります。本人確認が必要な取引で相手の本名や住所が分からないままなら、古物営業法の本人確認の義務を果たしていないことになります。
フリマアプリに出る「本人確認済み」の表示は、法令で決められた非対面取引の本人確認の方法にあたりません。メッセージで身分証の写真を受け取っただけでも同じです。
顔を合わせない仕入れでは、フリマやオークションで使える本人確認の方法から選んで手続きを進めてください。相手の住所や氏名を推測で古物台帳に書くことは認められていません。
本人確認と
フリマアプリや持ち込みで買取を始める時点で、本人確認の手順と古物台帳の準備を並行して始めることになります。匿名配送の相手から仕入れてよいか、自店の買取明細書で記録が足りるかも含めて、当事務所へご相談ください。
消費税の古物商等特例を使う条件
古物商等特例を使うと、インボイスを出せない個人などから仕入れた古物も帳簿の保存だけで仕入税額控除を受けられます。領収書がないことだけでは使えず、次の条件をすべて満たしたときに使える特例です。
- 仕入れる事業者が古物商許可を受けている
- 仕入先が適格請求書発行事業者でない（一般の消費者や免税事業者など）
- 買い取った古物が、自店で売るための商品（棚卸資産）である
- 帳簿に取引日、仕入先、取引の内容、金額と、古物商等特例の対象である旨を書いて保存する（古物台帳と総勘定元帳などを合わせて保存してもよい）
仕入先の氏名と住所は、古物台帳に書く取引でだけ消費税の帳簿にも書きます。
| 取引 | 帳簿への仕入先の氏名・住所 |
|---|---|
| 1万円以上の買取 | 書く |
| 1万円未満でも本人確認が必要な品物（書籍、ゲームソフトなど） | 書く |
| 上の2つにあたらない1万円未満の買取 | 書かなくてよい |
相手の氏名や住所が分からないフリマアプリでの仕入れでも、書かなくてよい取引なら特例を使えることがあります。
事務所で使う机やパソコンは売るための商品にあたらないため、特例の対象外です。仕入先が適格請求書発行事業者なら、別の特例を使うときを除き、原則として適格請求書などの保存が必要になります。
特定金属くずの仕入れには、2026年9月1日以後、金属盗対策法の届出などを条件とする別の特例があります。通常の古物商等特例とは分けて条件を調べ、具体的な税務の判断は所轄の税務署か税理士へご相談ください。
保存期間は古物台帳と税務書類で違う
保存期間は、古物台帳と税務の帳簿・書類で法律ごとに違います。
| 記録 | 保存期間 |
|---|---|
| 古物営業法の帳簿など | 最後に記載した日から3年間（電磁的記録は記録した日から3年間） |
| 税務の帳簿・書類 | 帳簿や書類の種類、申告の方法によって違う |
消費税の帳簿と合わせて古物台帳を使うときは、古物台帳も確定申告期限の翌日から7年間の保存が必要です。同じシステムで古物台帳と会計資料を管理しているなら、古物営業法の3年だけでデータを消さないでください。
よくある質問
- もらった領収書をなくしたときは、どうすればよいですか？
-
まず発行した相手に再発行を頼みます。再発行してもらえないときは、振込記録やクレジットカードの利用明細、購入完了メールや納品明細を集めてください。これらをまとめ、支払いを説明できる形で保管しましょう。
- 買取明細書の様式は法令で決まっていますか？
-
決まっていません。品名・数量・金額・取引日と、相手の受領署名欄があれば自店で作れます。古物台帳を兼ねるなら、相手の住所・氏名・職業・年齢と本人確認の方法を書く欄も設けてください。
- 本人確認を取引のあとで済ませることはできますか？
-
できません。本人確認は古物を買い受けるときに行う義務です。代金を払ったあとに身分証の写しをもらっても、取引のときに本人確認をしたことにはなりません。郵送で仕入れるなら、宅配や郵送での本人確認の手順を取引の流れに入れておきましょう。
- 1万円未満の仕入れなら、支払いの資料も残さなくてよいですか？
-
残してください。古物台帳への記録は一部の品目を除いて不要ですが、会計の帳簿と支払いを示す資料は金額に関係なく必要です。なお、1万円の基準は一度に持ち込まれた品物の合計で判断します。
- 古物台帳を会計ソフトやパソコンでつけてもよいですか？
-
つけられます。古物営業法は、紙の帳簿のほかにパソコンなどでのデータの記録も認めています。必要な項目をすべて記録し、求められたらすぐ画面に出せる状態にしておいてください。
まとめ
領収書が出ない仕入れでは、出品画面や決済の記録、相手が署名した買取明細書などを取引番号でつないで保存してください。領収書・古物台帳・会計帳簿は役目が違い、1枚の伝票で兼ねるときも必要な項目をすべてそろえます。
本人確認と古物台帳の記録が必要な取引は、領収書がなくても手続きを省けません。消費税の古物商等特例は条件を満たしたときだけ使え、保存期間も古物台帳と税務書類で違います。許可を取ったあとの義務の全体は、古物商許可を取った後にやることにまとめています。
参考資料・公式情報
本記事は、以下の公的機関・法令の情報を参考に作成しています。
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