法人の古物商許可に必要な役員書類は？対象者と管理者兼任の扱い

法人で古物商許可を申請するときは、会社の定款と登記事項証明書に加えて、役員一人ひとりの書類がいります。対象は代表取締役に限らず、監査役や非常勤の取締役まで含めた役員全員です。

役員1人につき揃えるのは、略歴書・住民票の写し・誓約書・身分証明書の4点。営業所の管理者にも同じ4点が必要で、役員が管理者を兼ねると誓約書の出し方が変わります。

東京都で申請する場合を前提に、書類が必要な人の範囲と4点の集め方、定款と登記で申請前に点検することを順に解説します。

法人申請で揃える書類の一覧

法人申請の書類は、会社の書類、役員全員の書類、営業所の管理者の書類の3つに分かれます。

対象	主な書類
会社	定款、登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
役員全員	略歴書、住民票の写し、誓約書（法人役員用）、身分証明書
営業所の管理者	略歴書、住民票の写し、誓約書（管理者用）、身分証明書
ネットで売買する会社	URLを使う権限があることを示す資料

自社サイトやネットショップで古物を売買するなら、申請書にURLを書き、URLを使う権限を示す資料も添えましょう。

営業所の賃貸借契約書や使用承諾書は、警視庁の添付書類一覧に入っていません。提出を求められるかどうかは公式の案内に明示がないため、申請先の警察署との事前相談で確認します。

書類が必要な役員の範囲

書類がいるのは、会社の役員全員です。古物の仕事に関わらない取締役や、非常勤の役員も対象から外れません。

古物営業法でいう役員は、会社の業務を行う権限や、業務を監査する権限を持つ人を指します。会社の形ごとに、書類が必要な人は次のようになります。

会社の形	書類が必要な役員
株式会社	代表取締役を含む取締役全員、監査役（指名委員会等設置会社は執行役も）
合同会社・合名会社・合資会社	業務を執行する社員（代表社員を含む）
一般社団法人・一般財団法人	理事、監事

役員全員の書類を求めるのは、許可を受けられない条件（欠格事由）の審査を、役員一人ひとりについて行うためです。法人では、役員のうち1人でも欠格事由にあたると、会社として許可を受けられません。

登記事項証明書に名前が出ていない役員も、法律上の権限を持っていれば対象です。古物営業法等の解釈運用基準は、こうした役員を定款・役員名簿・議事録などで特定するとしています。まずは登記事項証明書を取り寄せ、今の役員を全員書き出すことから始めましょう。

役員1人ごとに用意する4つの書類

4人の役員がいる会社なら、役員の分だけで16通。どれも本人の協力がないと揃わないため、書類の中身を早めに役員へ伝えてください。

1. 略歴書

最近5年間の経歴を、警視庁の様式に書き込みます。勤め先と在職期間、役員に就任した時期を順に並べてください。

仕事をしていなかった期間は「無職」など、当時の状況をそのまま書けば足ります。空白を無理に埋めなくてかまいません。

2. 住民票の写し

本籍が記載され、マイナンバーは記載されていないものを取ります。役所が発行した住民票の写しを出し、それをコピーしたものでは代わりになりません。

外国籍の役員は、本籍の代わりに国籍などが記載された住民票を用意しましょう。日本に住んでいない役員には日本の住民票がないため、代わりに提出する書類は申請先の警察署へ事前に確認します。

3. 誓約書（法人役員用）

欠格事由にあたらないことを、役員本人が書面で誓います。警視庁の様式は個人の申請者用・法人役員用・管理者用の3種類に分かれていて、役員の分には法人役員用を使います。

4. 身分証明書

ここでいう身分証明書は、運転免許証やマイナンバーカードと違い、本籍地の市区町村が発行する証明書です。破産して復権を得ていない人などにあたらないことを、この1枚で示します。

請求先は、住所地ではなく本籍地の役所となります。本籍地が遠い役員は郵送で取り寄せることになるため、届くまでの日数も見込んで早めに頼みましょう。

外国籍の役員は日本に本籍がないため、身分証明書が発行されません。解釈運用基準でも、外国人にはこの証明書の添付を求めないとしています。代わりの資料を出すかどうかは公式の案内に書かれておらず、警察署の防犯係に事前に問い合わせましょう。

役員が管理者を兼ねるときの誓約書

役員が営業所の管理者を兼ねる場合は、「法人役員用」と「管理者用」の2種類の誓約書を提出します。略歴書・住民票・身分証明書は、同じ人の分を重ねて用意する必要はありません。

古物商の管理者は、営業所ごとに1人選任する責任者です。その営業所の業務を実際にまとめられる人を選び、常勤が原則となります。近くにある複数の営業所をまとめて管理できるなら、1人で兼ねることも認められています。

定款と登記事項証明書の事前チェック

役員の書類と並行して、会社側の2つの書類も申請前に点検します。

登記事項証明書が今の会社と合っているか

商号、本店の場所、役員の氏名、代表者の住所が、今の会社と合っているかを比べてください。取締役の任期切れや、代表者の引っ越し後の住所変更の登記漏れがあれば、申請前に直しましょう。

定款の目的に古物の売買が入っているか

定款の事業目的に、古物の売買を表す文言が入っているかを読みます。「古物営業法に基づく古物商」「中古品の買取・販売」といった書き方が典型例です。

どこまでの表現で足りるかは公式の案内に明示がなく、申請先の警察署の判断になります。事業目的を変える登記が必要になったら、法務局の手続きにかかる日数も申請の予定に入れておきましょう。

役員の交代と申請の時期が重なるとき

退任が近い役員でも、申請時に在任していれば書類の提出が必要です。

許可後に役員が変わると、変更の日から20日以内に変更届を出すことになります。届出には、登記事項証明書と新しい役員の略歴書・住民票・誓約書・身分証明書が必要です。役員変更の時期と許可申請が近い場合は、どの役員構成で申請するかを先に決めておきましょう。申請直後に変更届を出す手間を避けやすくなります。

役員が多い会社の書類の集め方

書類を集め始める前に、まず役員の一覧表を作りましょう。表に並べる項目は次の4つです。

• 役員の氏名と役職
• 住所と本籍地（身分証明書の請求先）
• 営業所の管理者を兼ねるかどうか
• 略歴書・住民票・誓約書・身分証明書それぞれの受け取り状況

本籍地が遠い役員、社外の役員、海外に住む役員は、書類がそろうまでに日数がかかります。略歴書と誓約書は本人が書き込む書類なので、様式は最初に渡してください。

よくある質問

代表取締役1人だけの会社でも、役員の書類は必要ですか？

必要です。申請者は会社なので、定款と登記事項証明書に加えて、代表取締役1人分の略歴書・住民票・誓約書・身分証明書を出します。代表者が管理者を兼ねるなら、管理者用の誓約書も加わります。必要です。申請主体は法人になるため、定款の写しや登記事項証明書に加え、代表者個人の役員書類を揃えて提出します。なので、定款や登記事項証明書に加えて、代表者についても役員として必要な書類を準備します。

申請を出した後、審査中に役員が変わったらどうなりますか？

受付後に役員の就任や退任があったら、すぐに申請先の警察署へ連絡してください。新しい役員の書類をいつ、どの形で出すかは、警察署の指示に従うことになります。

役員本人の代わりに、会社や行政書士が住民票や身分証明書を取れますか？

本人の委任状があれば、会社の担当者や行政書士が代わりに請求できます。委任状の書式や郵送での請求方法は役所ごとに違うので、請求先の市区町村の案内に沿って進めましょう。

代表者が個人で古物商許可を持っています。会社でも使えますか？

使えません。個人と会社は法律上別の人として扱われ、会社で古物を売買するには会社名義の許可を新しく取ります。個人事業主として取った許可を残すか返納するかも、法人化したときの流れに沿って判断しましょう。

役員が海外や地方に住んでいても申請できますか？

申請自体は可能です。ただし、本籍地からの身分証明書の取り寄せに時間がかかったり、外国籍役員の場合は追加の疎明資料を求められたりするため、通常より準備期間を見ておく必要があります。

まとめ

法人の古物商許可では、定款と登記事項証明書に加えて、役員全員と営業所の管理者の書類を揃えます。1人につき略歴書・住民票の写し・誓約書・身分証明書の4点で、監査役や登記に載っていない役員も対象です。外国籍の役員は身分証明書の添付が求められず、海外に住む役員には住民票に代わる書面が必要です。

管理者を兼ねる役員は誓約書を2種類出します。定款の事業目的や登記の中身が今の会社と合っているかも、申請前に点検しましょう。役員が多い会社ほど、本籍地への郵送請求などで日数がかかります。一覧表を作って、早めに集め始めてください。

参考資料・公式情報

本記事は、以下の警視庁・警察庁の公表情報を参考に作成しています。

• 古物商許可申請｜警視庁
• 申請届出様式等一覧（古物商・古物市場主用）｜警視庁
• 古物営業法等の解釈運用基準｜警察庁

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