古物商許可を取得したばかりの方から、「帳簿って何を書けばいいですか？」という質問をよくいただきます。
「取引のたびに記録が必要とは聞いたけれど、どの項目を、どの形式で書けばいいのか」初めての方が迷うのは当然です。実は、記載漏れや保存期間の誤解は、警察の立入検査で指摘される代表的なミスでもあります。
この記事では、古物台帳の書き方・保存期間・よくある疑問を、ひとつひとつ解説します。
古物台帳（帳簿）とは？
古物台帳とは、古物商が取引のたびに記録する義務がある帳簿のことです。
根拠となるのは古物営業法第16条。「古物商は、取引した古物について所定の事項を帳簿等に記載しなければならない」と定められています。
帳簿付けは、盗品の流通を防ぐことを目的としています。警察が盗難品を追跡する際、古物台帳が重要な手がかりになるからです。
✅ 古物商許可を取得したら、最初の取引から帳簿付けが必要です。
許可申請の手続きについては、古物商許可の申請方法について詳しく解説した記事もあわせてご参照ください。
帳簿は「節税」にもなる インボイスの古物商特例
正しく帳簿をつけて保存しておくことは、警察対策だけではありません。消費税のインボイス制度における「古物商特例」を受けるためにも、帳簿の保存が必須条件です。
古物商特例とは、個人から古物を買い取る際、売り手（相手方）がインボイス登録していない場合でも、古物台帳の保存を条件に仕入税額控除（消費税の節税）が認められる特例です。
つまり、帳簿をきちんとつけておくだけで、確定申告の際に消費税の負担を抑えることができます。「警察のため」だけでなく「自分の節税のため」と考えると、帳簿付けへのモチベーションが変わります。
参照リンク先： 国税庁 インボイス制度に関するQ&A（古物商特例について）
必ず記載しなければならない6項目
古物営業法施行規則で定められた必須記載事項は以下の6項目です。
📋 古物台帳の必須記載事項（6項目）
(西暦・和暦問わず正確に)
(法定の区分に従って分類)
(特定できる情報を詳細に)
(本人確認書類に基づき正確に)
(同一品目でも個別に記載推奨)
(総額だけでなく単価も記録)
「古物の特徴」の具体的な書き方
6項目のなかで最も記載に悩むのが「③古物の特徴」です。品目ごとに書くべき内容が異なります。
| 品目 | 記載すべき特徴の例 |
|---|---|
| 時計 | ブランド名・型番・シリアル番号・色・素材 |
| 貴金属 | 素材（金・プラチナなど）・刻印・重量 |
| バッグ | ブランド名・品番・色・状態 |
| スマホ | メーカー名・型番・IMEI番号 |
| カメラ | メーカー名・機種名・シリアル番号 |
私は現在も質屋の店長として勤務しており（業界歴10年以上）、日々、ブランド品・貴金属・時計の買取・販売を行っています。だからこそ、書類上の知識だけでなく、現場で使える実践的な情報をお伝えできます。
特にシリアル番号や刻印は、盗品確認において最も重要な情報です。「高級時計なのにシリアルなし」「刻印が削られている」といった場合は、買取自体を慎重に判断する必要があります。
帳簿の形式は3種類から選べる
古物台帳は紙・Excel・専用ソフトのいずれでも問題ありません。法律上、形式の指定はないためです。
①紙の帳簿
最もシンプルな方法です。市販のノートや専用帳簿に手書きで記録します。コストがかからない反面、検索・集計が手間になります。取引件数が少ない方に向いています。
②Excel（スプレッドシート）
多くの古物商が採用している方法です。フィルタや検索機能が使えるため、「この相手方の過去の取引を確認したい」という場面でも素早く対応できます。クラウド保存（Google Driveなど）にすれば、バックアップも自動化できます。
③専用ソフト・アプリ
freee・マネーフォワードなどの会計ソフトに記録する方法もあります。領収書管理や確定申告と一元管理できるメリットがあります。
Excelで帳簿を作る場合の列構成
Excelで帳簿を自作する場合は、以下の列構成が実務的です。
| 列 | 項目 | 入力例 |
|---|---|---|
| A | 取引年月日 | 2026/2/16 |
| B | 品目 | 時計 |
| C | 古物の特徴 | ロレックス サブマリーナ 116610LN SN:XXXXXXXX |
| D | 相手方住所 | 東京都千代田区神田1－1－1 |
| E | 相手方氏名 | 山田 太郎 |
| F | 数量 | 1 |
| G | 取引金額 | 900,000 |
| H | 備考 | 身分証：運転免許証確認済 |
「備考」列は法律上の必須項目ではありませんが、本人確認の方法を記録しておくと、後で確認が必要な場面に役立ちます。
保存期間は「最終記載日から3年間」
📅 保存期間の計算例
「取引した日」ではなく「その帳簿に最後に記入した日」から3年間です。帳簿がいっぱいになるまでは、保存期間のカウントダウンは始まりません。
「古物台帳は3年間保存」と覚えていても、起算点を誤っている方が多くいます。**保存期間の起算点は「最終記載日」**であり、帳簿の作成日や年度の終わりではありません。
同じ帳簿に複数年の記録が混在している場合は、その帳簿に記載された最後の取引日を起算日として計算してください。
帳簿付けが免除されるケース
すべての取引に帳簿付けが必要なわけではありません。金額によっては免除される品目もあります。
1万円未満なら免除される品目
- 書籍
- CD・DVD
- ゲームソフト
1万円未満でも免除されない品目
以下は金額に関わらず帳簿付けが必要です。
- バイク・自動車
- 時計・宝飾品
- 美術品
- 刀剣類
質屋では時計・貴金属・ブランド品の取引が多いため、実務上はほぼすべての取引で帳簿付けが必要です。「安い品だから書かなくていい」という判断は危険です。
なお、記載義務の対象となる「古物の13品目」については、別の記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。
実務経験から3つの注意点
1. 取引直後に記録する
「あとでまとめて書けばいい」と思っていると、品物の特徴（型番・シリアル）を忘れてしまいます。取引が終わったその場で記録することを習慣にしてください。
2. 相手方の情報は身分証と照合する
住所や氏名は相手方の申告だけを信じるのではなく、必ず運転免許証などの公的身分証で確認してください。身分証確認は古物営業法上の義務（非対面取引を除く）でもあります。
宅配買取を行う場合は、取引記録の保存とあわせて本人確認の方法も法律で定められています。→宅配買取の本人確認｜法定の3つの方法
身分証の確認方法については、本人確認義務に関する記事で詳しく解説しています。
3. デジタルデータは定期的にバックアップ
Excelで帳簿を管理している場合、パソコンの故障でデータが消えるリスクがあります。GoogleドライブやOneDriveに自動保存する設定にしておくと安心です。3年間の保存義務を果たすためにも、バックアップは必須と考えてください。
よくある質問（FAQ）
- Q帳簿はどこに保管すればいいですか？
- A
許可を受けた営業所に保管してください。警察の立入検査の際、その場で提示を求められることがあります。別の場所に保管していると「帳簿不備」と判断されるリスクがあります。
- Q売却（販売）のときも帳簿への記載は必要ですか？
- A
法律上、売却時に「相手方の住所氏名」まで記録する義務があるのは「自動車」のみです（古物営業法施行規則第18条第2項）。
ただし、時計・宝飾品・美術品・バイクなどの高額品については、警察の捜査協力や、万が一のトラブル（返品・盗品発覚）に備えて、自主的に販売先を記録しておくことを強くお勧めします。質屋の実務では、高額品の販売先記録は当然の管理項目として扱っています。
- QExcelで作った帳簿はプリントアウトしなければいけませんか？
- A
プリントアウトは必須ではありません。パソコンやタブレットで提示できれば問題ありません。ただし、警察の立入検査の際にすぐ閲覧できる状態にしておくことが必要です。
- Qフリマアプリ（メルカリなど）での取引も帳簿が必要ですか？
- A
古物商許可を持ってメルカリで買取・転売を行っている場合は、帳簿付けが必要です。仕入れた取引ごとに記録してください。メルカリでの古物商許可の要否については、別の記事で詳しく解説しています。
- Q記載漏れが見つかった場合はどうすればいいですか？
- A
気づいた時点で追記してください。過失による記載漏れと、意図的な不記載では行政処分の重さが異なります。故意でない場合でも指導の対象になるため、日頃から取引直後に記録する習慣をつけることが大切です。
まとめ
古物台帳について、要点を整理します。
- 記載必須は6項目——取引年月日・品目・古物の特徴・相手方の住所氏名・数量・金額
- 保存期間は最終記載日から3年間——年度や作成日ではなく「最終記載日」が起算点
- 形式は自由だが、取引直後の記録が鉄則——Excelなら検索・バックアップも簡単
帳簿付けは手間に感じるかもしれませんが、警察の立入検査に対応できる状態を日頃から整えておくことが、古物商として安定して営業を続けるための基本です。
お困りの際は当事務所へ
古物商許可の取得は、必要書類の準備から警察署への申請まで、手続きが複雑です。また、「メルカリでの転売に許可は必要か」「開業後の届出は何が必要か」など、判断に迷う場面も多いです。
当事務所では、古物買取の現場で10年以上の経験を持つ行政書士が、書類作成から許可取得までサポートいたします。「自分のケースで許可が必要か確認したい」「申請が複雑で困っている」といった場合は、お気軽にご相談ください。
お問い合わせ方法：
- LINE相談（24時間受付・返信最速）
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- 電話：03-6821-4578（年中無休 9:00〜19:00）
行政書士手島宏典事務所
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執筆者プロフィール
手島宏典 行政書士・現役質屋店長 業界歴10年以上。大手買取店FC3年経営。
行政書士手島宏典事務所 東京都葛飾区亀有3丁目27-30 Tビル1階 TEL：03-6821-4578（年中無休 9:00〜19:00）
